Как обработать заявку и проверить оплату?

Раздел «Заявки» показывает обращения пациентов из формы онлайн-записи. Ответственный сотрудник проверяет данные, документы и оплату, а затем подтверждает заявку или отклоняет её с понятной причиной.

Какие бывают режимы

В клинике может использоваться один из двух режимов.

Ручное подтверждение. Заявка попадает сотруднику клиники. Он проверяет данные, при необходимости связывается с пациентом, затем подтверждает заявку и создаёт консультацию.

Автоматическое открытие. Консультация создаётся без ручной обработки, если пациент заполнил обязательные данные и выполнил условия услуги. Если услуга платная, сначала должна пройти оплата.

Режим зависит от настроек врача или услуги. Если вы не уверены, как должна работать конкретная услуга, откройте её настройки и проверьте способ подтверждения.

Что проверить в новой заявке

На странице заявки проверьте:

• выбранную услугу или врача;
• ФИО, дату рождения, email и телефон пациента;
• комментарий пациента;
• загруженные документы;
• был ли пациент раньше в клинике;
• статус оплаты, если услуга платная;
• не создан ли уже активный контракт с этим врачом.

Если данных не хватает, свяжитесь с пациентом до подтверждения: по телефону, email или через чат по заявке.

Как подтвердить заявку

Если всё корректно, нажмите «Подтвердить». После подтверждения Medsenger создаст контракт, а пациент и врач получат уведомления.

После создания откройте контракт и проверьте врача, срок, правило ответа, тип контракта, сценарий мониторинга и документы.

Как отклонить заявку

Если консультацию открыть нельзя, нажмите «Отклонить» и укажите причину. Пациент получит уведомление, поэтому формулируйте причину коротко и понятно.

Не используйте отклонение вместо уточнения данных: если вопрос можно решить по телефону или email, сначала свяжитесь с пациентом.

Оплата

Если для услуги включена оплата, пациент оплачивает её до открытия консультации или перед подтверждением по правилам клиники.

Проверяйте:

• статус платежа;
• сумму;
• связь платежа с заявкой или услугой;
• создан ли контракт после успешной оплаты.

Если пациент оплатил, но контракт не создан, проверьте заявку и отчёт по платежам. При необходимости обратитесь в поддержку Medsenger и укажите номер заявки, время оплаты и email пациента.

Статусы заявок

Принятые заявки доступны на отдельной вкладке.

Отклонённые заявки также остаются в истории, поэтому причину отказа можно проверить позже.